Ratgeber · Dokumente & Export

Proforma-Rechnung erstellen — vollständiger Leitfaden mit Muster 2026

Die Proforma-Rechnung (englisch: Pro Forma Invoice) ist das Vordokument des Außenhandels — vor der eigentlichen Lieferung ausgestellt, ohne Zahlungspflicht, aber mit vielen praktischen Anwendungsfällen. Dieser Leitfaden erklärt, wann und wie Sie eine korrekte Proforma-Rechnung erstellen.

⏱ 10 Min. Lesezeit 📅 Stand: Juni 2026 🔗 Praxistipp: Immer als „Pro Forma Invoice" kennzeichnen

1. Was ist eine Proforma-Rechnung?

Die Proforma-Rechnung (auch: Pro Forma Invoice, Proformarechnung) ist ein kaufmännisches Vordokument, das die Form einer Rechnung hat, aber keine rechtliche Zahlungsverpflichtung begründet. Das lateinische „pro forma" bedeutet „der Form halber" — das Dokument erfüllt eine administrative Funktion, ist aber kein endgültiger Kaufbeleg.

Im Außenhandel wird die Proforma-Rechnung vor der tatsächlichen Lieferung ausgestellt, um verschiedenen Parteien — dem Käufer, seiner Bank oder der Zollbehörde des Empfängerlands — die geplante Lieferung zu dokumentieren. Sie enthält dieselben Informationen wie eine echte Handelsrechnung, ist jedoch explizit als „Pro Forma" gekennzeichnet.

Merksatz: Proforma ≠ Rechnung im steuerlichen Sinne

Eine Proforma-Rechnung ist kein steuerrelevantes Dokument. Sie löst keine Umsatzsteuerpflicht aus, begründet keine Debitorenforderung und ist in der Buchhaltung nicht buchungspflichtig. Erst die echte Handelsrechnung (Commercial Invoice) ist buchhalterisch relevant.

2. Wann und wofür wird die Proforma-Rechnung verwendet?

Die Proforma-Rechnung hat im modernen Außenhandel sechs Hauptanwendungsfälle:

Akkreditiveröffnung (L/C)

Der Käufer legt die Proforma-Rechnung seiner Hausbank vor, um das Dokumenten-Akkreditiv zu eröffnen. Sie enthält alle relevanten Bedingungen, die dann im Akkreditiv festgehalten werden.

Importlizenz / Einfuhrgenehmigung

Viele Länder verlangen vor der Einfuhr bestimmter Waren (z. B. Lebensmittel, Chemikalien, Textilien) eine Importlizenz. Die Behörde des Empfängerlands verlangt eine Proforma-Rechnung als Antragsunterlage.

Musterlieferungen

Bei kostenlosen oder stark rabattierten Musterlieferungen wird eine Proforma-Rechnung mit dem Vermerk „Sample — No Commercial Value" oder mit dem üblichen Warenwert für Zollzwecke ausgestellt.

Temporäre Ausfuhr / ATA-Carnet

Für temporär ausgeführte Waren (Messeexponate, Geräte zur Reparatur, Werkzeuge für die Montage) wird eine Proforma-Rechnung benötigt. Zusammen mit dem ATA-Carnet ermöglicht sie zollfreie Rückeinfuhr.

Preisangebot / Angebotsstadium

Im Kaufverhandlungsprozess können Exporteure Preise und Konditionen als Proforma-Rechnung kommunizieren, bevor der endgültige Kaufvertrag unterzeichnet ist.

Interne Konzernverrechnungen

Für grenzüberschreitende Lieferungen zwischen verbundenen Unternehmen (z. B. Mutter-Tochter) wird häufig eine Proforma-Rechnung ausgestellt, bevor die offizielle Konzernrechnung folgt.

3. Pflichtangaben und Inhalt der Proforma-Rechnung

Die Proforma-Rechnung enthält dieselben Informationen wie eine Commercial Invoice, muss aber zusätzlich eindeutig als solche gekennzeichnet sein:

Angabe	Pflicht?	Besonderheit bei Proforma
Kennzeichnung „PRO FORMA INVOICE"	Ja — Pflicht	Muss klar lesbar im Kopf des Dokuments stehen. Ohne Kennzeichnung gilt es als echte Rechnung.
Name & Adresse Verkäufer/Exporteur	Ja	USt-ID und EORI können angegeben werden (empfohlen für Akkreditive).
Name & Adresse Käufer/Importeur	Ja	Bei Akkreditiven: muss mit dem zukünftigen Begünstigten/Antragsteller übereinstimmen.
Proforma-Rechnungsnummer	Empfohlen	Separate Nummernkreise für Proforma empfohlen (z. B. PFI-2026-001).
Datum der Ausstellung	Ja	Sollte realistisch in der Zukunft liegen, wenn Lieferung noch nicht stattgefunden hat.
Gültigkeitsdauer	Empfohlen	Z. B. „Valid until 31.08.2026" — schützt vor Preisbindung bei Marktveränderungen.
Warenbeschreibung	Ja	Wie bei Handelsrechnung: detailliert genug für Zollbestimmung.
HS-Code / Zolltarifnummer	Empfohlen	Für Importlizenzen und Akkreditive oft Pflicht.
Menge und Einheit	Ja	Kann „estimated" (geschätzt) sein, wenn endgültige Menge noch nicht feststeht.
Stückpreis und Gesamtpreis	Ja	Preis ist verbindlich für Akkreditiv, aber für Kaufpreiszwecke noch nicht final.
Währung	Ja	ISO-Code (EUR, USD etc.).
Lieferbedingungen (Incoterms)	Ja	Für Zollwertermittlung und Akkreditiv essenziell.
Zahlungsbedingungen	Empfohlen	Z. B. „To be paid via Letter of Credit" oder „T/T 30 days after shipment".
Ursprungsland	Ja	Country of Origin; relevant für Präferenzzölle und Importlizenzen.
Geschätztes Versanddatum	Empfohlen	Für Akkreditivplanung und Importlizenzfristen wichtig.

4. Unterschied zur Handelsrechnung auf einen Blick

Merkmal	Proforma-Rechnung	Handelsrechnung (Commercial Invoice)
Zeitpunkt	Vor der Lieferung	Bei oder nach der Lieferung
Zahlungsverpflichtung	Keine	Ja — fällige Forderung
Steuerliche Relevanz	Keine	Ja — USt-relevant
Buchhalterische Erfassung	Nicht erforderlich	Pflicht (Debitorenbuchhaltung)
Zulässig für Zollanmeldung	Nur bei Musterlieferungen / keine kommerzielle Transaktion	Ja — Pflichtdokument
Akkreditiveröffnung	Ja — Standarddokument	Nein (L/C-Dokument ist der Antrag)
Klagegrundlage	Nein	Ja
Kennzeichnung	„PRO FORMA INVOICE" Pflicht	Keine besondere Kennzeichnung nötig

5. Muster Proforma-Rechnung — Vorlage

Nachfolgend finden Sie ein Muster für eine Proforma-Rechnung im Außenhandel, das Sie als Vorlage für Ihre eigene Proforma nutzen können:

Muster: Pro Forma Invoice

PRO FORMA INVOICE

THIS IS NOT A COMMERCIAL INVOICE — FOR CUSTOMS AND BANKING PURPOSES ONLY

EXPORTER / SELLER:

Musterfirma GmbH

Musterstraße 1

60329 Frankfurt am Main

Germany

VAT: DE123456789

EORI: DE123456789

CONSIGNEE / BUYER:

ABC Trading Co., Ltd.

123 Business Street

Dubai, UAE 00000

PFI No.: PFI-2026-042

Date: 24 June 2026

Valid Until: 31 August 2026

Incoterms: CIF Dubai (UAE)

Payment Terms: Irrevocable Letter of Credit at sight

Est. Shipment: August 2026

HS Code	Description	Origin	Qty	Unit	Total (EUR)
6109.10	Cotton T-Shirts, 100% cotton, men's, all sizes	Turkey	500	pcs	5,000.00
6203.42	Denim Jeans, 100% cotton, men's, all sizes	Turkey	200	pcs	6,000.00
Net Weight: 350 kg \| Gross Weight: 420 kg \| 15 cartons				TOTAL:	EUR 11,000.00

Bank Details for L/C:

Beneficiary Bank: Musterbank AG, SWIFT: MUSTDE1X, IBAN: DE89 3704 0044 0532 0130 00

PRO FORMA — NOT A VALID TAX INVOICE. This document is issued for the purpose of establishing a Letter of Credit and does not represent a commercial transaction. Prices and quantities are subject to change until confirmed by Commercial Invoice.

Tipp: Erstellen Sie für Ihre Proforma-Rechnung eine separate Dokumentenvorlage (z. B. in Word oder InDesign), die klar als „PRO FORMA INVOICE" ausgewiesen ist und sich optisch von Ihrer echten Handelsrechnung unterscheidet — das verhindert Verwechslungen.

6. Proforma-Rechnung und Zoll

Für den deutschen und EU-Zoll ist die Proforma-Rechnung in folgenden Fällen ein akzeptiertes Dokument:

Musterlieferungen (keine kommerzielle Transaktion)

Bei echten Musterlieferungen ohne Kaufpreis akzeptiert der Zoll die Proforma-Rechnung als Zolldokument. Der Zollwert wird aber trotzdem nach dem Marktwert oder Herstellungswert bestimmt — nicht nach dem Symbolpreis.

Temporäre Ausfuhr (ATA-Carnet, IP-Verfahren)

Für vorübergehende Ausfuhren (Messeexponate, Reparaturen, Lohnveredlung) wird die Proforma-Rechnung zusammen mit dem ATA-Carnet oder dem Aktiven Veredelungsverfahren verwendet.

Konzerninterne Warentransfers

Bei Transfers zwischen verbundenen Unternehmen kann eine Proforma-Rechnung für die Zollabfertigung akzeptiert werden, wenn der Verrechnungspreis dem Fremdvergleichsgrundsatz entspricht.

⚠️ Wichtig: Reguläre Einfuhren immer mit Handelsrechnung

Für reguläre kommerzielle Einfuhren ist die Proforma-Rechnung KEIN gültiges Zolldokument. Hier wird zwingend die Handelsrechnung (Commercial Invoice) benötigt. Verwenden Sie niemals eine Proforma-Rechnung, um einen niedrigeren Zollwert vorzutäuschen — das ist Zollbetrug und strafrechtlich relevant.

7. Häufige Fehler bei der Proforma-Rechnung

⚠ Fehler: Fehlende Kennzeichnung als „PRO FORMA"

Konsequenz: Das Dokument wird als echte Handelsrechnung behandelt — löst Zahlungs- und Steuerpflicht aus.

✓ Lösung: „PRO FORMA INVOICE" in großen, gut lesbaren Buchstaben oben auf dem Dokument, ergänzt durch den Hinweis: „Not a tax invoice".

⚠ Fehler: Proforma mit Commercial Invoice verwechseln

Konsequenz: Buchhaltung bucht fälschlicherweise eine Forderung; Bank wickelt Zahlung ab, bevor Ware versendet wurde.

✓ Lösung: Separate Nummernkreise verwenden (z. B. PFI-2026-xxx vs. INV-2026-xxx). Schulen Sie Ihr Team in der Unterscheidung.

⚠ Fehler: Symbolwert (1 USD) bei Musterware

Konsequenz: Zoll setzt Marktwert an → Zollabgaben höher als erwartet. Bei Wiederholung Verdacht auf Unterfakturierung.

✓ Lösung: Tatsächlichen Warenwert angeben + Vermerk „Sample — No Commercial Value — Value for Customs Purposes Only".

⚠ Fehler: Keine Gültigkeitsfrist

Konsequenz: Käufer eröffnet Akkreditiv 6 Monate später zu demselben Preis — auch wenn der Marktpreis gestiegen ist.

✓ Lösung: „Valid until [Datum]" angeben, typisch: 60–90 Tage nach Ausstellungsdatum.

⚠ Fehler: Proforma statt Commercial Invoice für normale Einfuhr

Konsequenz: Zoll kann Zollwert nicht akzeptieren → Beschau, Nachforderung, Zollverzögerung.

✓ Lösung: Für jede reguläre kommerzielle Einfuhr immer die echte Handelsrechnung vorlegen.

Häufige Fragen zur Proforma-Rechnung

Wann wird eine Proforma-Rechnung benötigt? ▼

Eine Proforma-Rechnung (auch: Proformarechnung) wird benötigt für: Akkreditiveröffnung (der Käufer legt sie seiner Bank vor), Importlizenzen (Behörde des Empfängerlands), Musterlieferungen ohne Kaufpreis, temporäre Ausfuhren (z. B. Messe, Reparatur) und Angebote für Preis- und Kostenvoranschläge.

Ist eine Proforma-Rechnung steuerlich relevant? ▼

Nein. Die Proforma-Rechnung löst keine Mehrwertsteuer-Pflicht aus und stellt keine buchhalterische Forderung dar. Sie ist ein kaufmännisches Vordokument ohne steuerliche Wirkung. Für buchhalterische oder steuerliche Zwecke ist ausschließlich die echte Handelsrechnung (Commercial Invoice) maßgeblich.

Welchen Wert soll ich für eine Muster-Proforma-Rechnung angeben? ▼

Für echte Musterlieferungen ohne Bezahlung empfehlen viele Exporteure den Vermerk „Sample — No Commercial Value" mit einem realistischen Warenwert für Zollzwecke. Einen symbolischen Wert von 1 USD ist problematisch, da der Zoll den tatsächlichen Marktwert ansetzen kann. Geben Sie am besten den Wiederbeschaffungswert oder den üblichen Verkaufspreis an.

Muss eine Proforma-Rechnung unterschrieben werden? ▼

In Deutschland und der EU gibt es keine gesetzliche Pflicht zur Unterschrift. Für Akkreditive und viele Drittländer-Importe wird jedoch eine Originalunterschrift des Exporteurs verlangt. Einige Länder verlangen zusätzlich IHK-Beglaubigung oder konsularische Legalisierung — wie bei der echten Handelsrechnung.

Wie lange ist eine Proforma-Rechnung gültig? ▼

Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Gültigkeitsdauer. Für Akkreditive gibt das L/C das Verfallsdatum vor. Für Importlizenzen setzen die Behörden des Empfängerlands oft 3–6 Monate. Im Kaufgeschäft sollten Sie eine Gültigkeitsfrist angeben (z. B. „Valid until 31.07.2026"), da sich Preise und Verfügbarkeiten ändern.

Kann ich aus einer Proforma-Rechnung klagen? ▼

Nein. Die Proforma-Rechnung begründet keine Zahlungspflicht. Für eine gerichtliche Geltendmachung einer Forderung benötigen Sie eine echte Handelsrechnung (Commercial Invoice) und den zugrundeliegenden Kaufvertrag.